kutipan dari MSY di yahoo groups
Rapat Virtual dan Cara Kerja Modern
Rabu, 23 Juli 2008 | 01:48 WIB
"Sarana teknologi ini ('video-conferencing' dan rapat
'online') akan mengubah cara berpikir perusahaan terhadap
perjalanan dan kerja dalam jangka panjang." Claire Schooley, analis
pada Forrester Research, NYT, 22/7).
Semula, ada kemacetan yang semakin tidak tertahankan di kota-kota
besar. Situasi ini lalu melahirkan ide agar karyawan tak selalu harus
ke kantor. Manajemen perusahaan dihadapkan pada dilema, mendapatkan
karyawan produktif dengan mengorbankan kehadiran di kantor, atau tetap
mengharuskan karyawan hadir di kantor dengan kehilangan sebagian
(mungkin juga sebagian besar) waktu dan produktivitasnya.
Ketika kemacetan total di kota besar, seperti Jakarta, diperkirakan
datang lebih awal—bukan lagi tahun 2014, melainkan tahun 2011, atau
2012, bayangan akan "hidup tua di jalanan" semakin melahirkan rasa tak
nyaman, khususnya bagi karyawan yang tiap hari harus ke kantor.
Namun, pada sisi lain, konsep tidak harus di kantor—lepas dari sifat
pekerjaan seorang karyawan kreatif atau tidak—masih menjadi bahan
perdebatan di kalangan manajemen. Tampaknya, alam pikir tradisional
masih mendominasi dalam wacana ini. Namun, waktu mungkin akan mengubah
persepsi tersebut.
Harus diakui bahwa momentum bagi pendekatan baru dalam cara orang
bekerja ini bertambah lagi dengan munculnya perkembangan baru, yakni
makin mahalnya harga bahan bakar dan—sebelumnya—diperolehnya teknologi
yang memungkinkan orang bekerja dari jauh (luar kantor). Bahkan, makin
luasnya penggunaan internet membuat orang bisa bekerja dari titik mana
pun di dunia. Itu sebabnya istilah www yang semula hanya berarti world
wide web kini juga berarti world wide workplace, atau "tempat kerja di
mana pun di dunia".
Rapat virtual
Di harian The New York Times, Selasa (22/7), Steve Lohr menulis
feature tentang makin banyaknya perusahaan mengadakan rapat virtual
karena biaya perjalanan semakin mahal.
Peserta rapat semacam itu, seperti dituturkan oleh karyawan Accenture
Jill Smart, semula merasa ragu, tapi setelah hadir di ruangan yang
dilengkapi dengan fasilitas konferensi video—atau juga dinamai
telepresence—dan merasakan sendiri suasana demikian nyata, ia dalam
tempo 10 menit lupa bahwa ia tidak bersama-sama dengan mitra
konferensi dalam ruangan itu. Maklum saja, Nona Smart ada di Chicago
dan mitra konferensinya ada di London.
Accenture kini telah memasang 13 ruang konferensi video di
kantor-kantornya di seluruh dunia dan berencana menambah 22 ruang lagi
sebelum akhir tahun ini.
Cara rapat virtual ditempuh guna menghindari 240 perjalanan
internasional dan 120 perjalanan domestik yang harus dilakukan oleh
stafnya dalam bulan Mei saja. Langkah itu diyakini dalam setahun bisa
menghasilkan penghematan jutaan dollar. Tetapi yang juga diperoleh
adalah staf terbebas dari kehilangan jam kerja produktif, yang memang
akan hilang kalau mereka harus menempuh perjalanan jauh yang melelahkan.
Jadi, dengan semakin meningkatnya biaya perjalanan dan hal itu juga
membuat maskapai penerbangan mengurangi layanan, perusahaan—besar dan
kecil—mengkaji kembali rapat tatap muka (face-to-face meeting), juga
perjalanan bisnis.
Tentu saja langkah ini harus ditopang oleh pendukung yang tidak lain
adalah teknologi yang kini sudah mencapai titik di mana ia praktis
(atau tidak sulit digunakan), harganya terjangkau, dan lebih produktif
guna memindahkan bit-bit digital daripada badan.
Diperkirakan, arah baru ini lebih dari sekadar reaksi atas
meningkatnya biaya perjalanan dan pelemahan ekonomi.
Pada masa lalu juga sudah ada ramalan bahwa teknologi bisa
menggantikan perjalanan. Namun, dulu hal itu dinilai prematur. Kini,
teknologi disebut telah bisa membuktikan janjinya. Adanya investasi
besar pada jaringan telekomunikasi, perangkat lunak, dan peningkatan
pengolahan komputer mendukung munculnya kemajuan yang ada.
Kini, pilihan yang ada sudah banyak, mulai dari sistem telepresence
yang mahal seperti dibuat oleh Cisco dan HP hingga teknologi
kolaborasi yang dikenal sebagai web conferencing, online document
sharing, wikis, dan teleponi internet.
Tidak heran kalau kemajuan teknologi ini semakin luas dimanfaatkan
oleh perusahaan besar dan kecil. Rapat via internet kini semakin
banyak digunakan untuk pelatihan dan presentasi penjualan. Dengan
penggunaan cara kerja baru ini, perusahaan ada yang bisa menghemat
sampai 60 persen, dan waktu rata-rata untuk menuntaskan penjualan baru
dipangkas sampai 30 persen.
Perkembangan ini memang menyisakan pertanyaan, apakah dengan tren baru
ini lalu rapat tatap muka akan ketinggalan zaman? Atau apakah sudah
tidak akan ada lagi karyawan yang bekerja dengan menyusuri jalan raya?
Ternyata, yang ditekankan di sini adalah bahwa perkembangan situasi
dan kemajuan teknologi digital hanya sebagai cara untuk membuat
perjalanan kerja lebih selektif dan lebih produktif.
Perubahan nyata
Tren perubahan cara kerja yang ditopang oleh kemajuan teknologi ini
memang kini dirasakan oleh karyawan di pelbagai perusahaan. Misalnya
saja, Michael Littlejohn dari IBM. Dua tahun lalu ia menghabiskan
waktu 13 sampai 15 hari dalam sebulan di jalan. Kini, ia hanya perlu 8
sampai 10 hari dalam sebulan untuk perjalanan dinas. Namun, tidak
berarti waktu untuk melayani klien berkurang. Untuk memahami masalah
klien, atau untuk menuntaskan penjualan, ia masih merasa harus
bertatap muka.
Lebih efektifnya cara kerja baru ini juga dituturkan oleh Darryl
Draper dari Bagian Pelatihan Pelanggan di Subaru of America. Dulu,
dalam enam bulan ia hanya bisa menjangkau sekitar 220 orang dengan
biaya 300 dollar AS per orang. Kini, setelah semua dilakukan melalui
internet, selain ia tidak sering bepergian, ia justru bisa menjangkau
2.500 orang setiap enam bulan dan hanya dengan biaya 75 sen dollar AS
per orang.
Tentu, setiap pemanfaatan teknologi ada biaya investasi. Tetapi,
dibandingkan dengan biaya operasi yang tidak menentu mengikuti
naik-turun harga minyak, investasi di bidang ini lebih bisa dipastikan.
Sekali lagi, videoconferencing maupun rapat online bukan substitusi
sempurna bagi datang ke kantor dan rapat tatap muka, di mana orang
bicara satu dengan yang lain. Dengan telepresence orang tidak belajar
mengenai budaya lain. Nona Smart menegaskan, "Anda mendapatkan banyak
hal dengan berada di sana, saat sarapan atau santap malam, membangun
hubungan (dengan) bertatap muka."
Sekali lagi, cara kerja modern bukan untuk menggantikan seluruhnya
rapat atau bertemu langsung. Ini hanya cara bijaksana mengeluarkan
biaya pada masa apa-apa serba mahal.
Sumber:
Kompas.com
.jpg)